A importância de classificar custos e despesas financeiras em uma empresa

Parceria entre GestãoMax e Tiny

Ao gerenciar uma empresa, o gestor se depara com uma série de gastos para mantê-la funcionando. Ele precisa saber quando foi gasto com água, luz, pagamentos de funcionários, manutenção, compras de insumos, impostos etc. para que possa fazer análises e entender as necessidades de mudanças.

Cuidar das finanças da empresa é essencial. A correta apuração de custos e despesas faz com que as análises financeiras sejam assertivas, possibilitando ao gestor pensar em maneiras de melhorar seus resultados.

São diversos os motivos que levam uma empresa a classificar os custos e despesas financeiras. Para empresas que possuem sócios, investidores ou acionistas, por exemplo, a organização é fundamental para demonstrar os resultados e validar se o negócio é sustentável.

Outro motivo importante é a análise detalhada para identificar possíveis reduções de custo para que a empresa tenha mais lucratividade. Nesse caso, é possível verificar se determinadas ações, processos ou setores estão recebendo o investimento adequado e ainda se estão utilizando bem o dinheiro que foi destinado. Além disso, o gestor consegue verificar se o uso de tecnologia pode auxiliar na redução de custos.

Mas para começar, é preciso entender quais são os custos e despesas de um negócio para a execução de projetos de redução de despesas.

Custos x Despesas

O primeiro passo para classificar os custos e as despesas é entender a diferença entre eles. Embora possam ser confundidos, devem ser contabilizados de forma correta para maior controle da empresa.

Conhecer os custos e despesas do negócio faz com que os gestores precifiquem da melhor forma seus produtos, o que está diretamente ligado ao lucro na venda de cada produto.

Custos

Nos custos são englobados os valores gastos com bens e serviços para gerar o produto final entregue pela empresa. Abaixo, temos uma lista de diversos custos que podem ser contabilizados.

• • compra de mercadorias para revenda;
  • matéria-prima para a fabricação de produtos;
  • manutenção e depreciação de máquinas e equipamentos;
  • energia elétrica utilizada na produção;
  • gastos gerais de fabricação;
  • embalagens dos produtos;
  • materiais utilizados na conservação e limpeza da fábrica.

Em um exemplo prático, imagine que sua empresa investiu um valor para comprar equipamentos que agilizam o processo de fechamento das caixas na produção. Como esse investimento altera o processo produtivo, podemos considerá-lo como um custo.

Despesas

São os valores gastos para manter a empresa em funcionamento, mas que não estão diretamente ligados ao processo produtivo. Ou seja, são valores utilizados em funções administrativas, comerciais, financeiras, marketing, etc. Veja algumas despesas de uma empresa:

• • contas de água, luz e internet;
  • materiais para escritório;
  • campanhas publicitárias;
  • benefícios e bonificações;
  • folhas de pagamento;
  • infraestrutura;
  • refeições fornecidas aos funcionários.

Em um exemplo prático, imagine que sua empresa está com uma campanha de marketing ativa e, para isso, precisou investir um valor. Independentemente de qual foi o valor destinado, o processo produtivo permanece inalterado. Portanto, trata-se de uma despesa.

Classificação de custos e despesas

Agora que você sabe a diferença entre custos e despesas, é preciso entender como classificá-las para que a análise financeira seja bem-feita.

Custos fixos

Não dependem da quantidade produzida e nem das vendas realizadas. Como exemplo, temos os salários que devem ser pagos mensalmente aos funcionários.

Custos variáveis

Dependem dos resultados da empresa para que sejam calculados. Um exemplo é a contratação de mão de obra para momentos específicos de alta demanda, como a época da colheita de uvas em vinícolas. Além disso, podemos citar os impostos pagos pela empresa, que mudam conforme o faturamento.

Despesas fixas

Assim como os custos fixos, as despesas fixas devem ser pagas independentemente da quantidade que foi produzida ou vendida. Por exemplo, o aluguel do espaço em que a empresa está instalada se enquadra nessa modalidade.

Despesas variáveis

Dependem da performance da empresa para que seja identificado o valor necessário. Como exemplo, temos a participação de lucro ou bonificações conforme metas batidas.

Organização financeira é essencial

A gestão financeira de um negócio precisa ser organizada. Com isso, as análises se tornam mais assertivas e o gestor tem dados suficientes para tomar decisões.

Uma forma de organizar os custos e as despesas é utilizar um ERP. O Tiny, por exemplo, permite que as categorias sejam criadas conforme a necessidade de cada empresa. Assim, sempre que uma conta for paga, o gestor escolhe a categoria a qual ela pertence. Experimente 30 dias grátis.